In unserer digitalisierten Welt von heute weiß ich häufig gar nichts über den Menschen hinter den digitalen Clouds, die wir miteinander teilen. Womit sie den ganzen Tag beschäftigt sind und wie sie ihre Aufgaben strukturieren, bleibt für mich von daher eine Black Box. Zumindest so lang, bis es zu einem Treffen kommt. Das findet im besten Fall analog, alternativ auch digital, etwa in einem virtuellen Meetingraum, statt und bringt mir so den Menschen samt Arbeitsalltag näher. Zeit und vor allem deren Einteilung wird in unserer heutigen hocheffizienten Welt zu einer immer komplexeren Angelegenheit. Man unterschätzt dabei schnell wie schwierig es sein kann, einen ausgeglichen und geregelten Terminkalender zu führen und wichtige Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren. Was wiederum schnell dazu führen kann, dass die Work-Life-Balance in eine Schieflage gerät. Zu dieser Komplexität trägt dabei der Umstand bei, dass die Einheiten in denen geplant wird immer kleiner ausfallen. Statt in Stunden rechnen Topmanager heutzutage teilweise schon in Minuteneinheiten. Sie takten ihr Leben im wahrsten Sinne des Wortes minutiös durch – und das bei einer 70 Stunden Woche, die meist schon um 4:30 Uhr morgens beginnt.

Terminkalender-Tetris

Die Terminfindung mit mehreren Personen gleicht daher häufig einem Tetris-Match für Fortgeschrittene – gewonnen hat, wer als erstes den nächsten gemeinsamen freien Termin ausfindig macht. Ohne Kalendereinsicht ein zeit- und bisweilen nervenraubendes – ach sind wir ehrlich; ein unmögliches Unterfangen. Einladung erhalte ich in der Regel per Mail, nehme diese durch einen Mausklick an und importiere sie damit auch gleichzeitig in meinen digitalen Kalender, der sich dann automatisch mit meinem Smartphone synchronisiert. Die Datenübertragung klappt meistens. Manchmal aber auch eben nicht. Die Ausrede der fehlerhaften Synchronisierung ist allerdings schon lange ausgelutscht, weshalb man sich für solche Fälle besser auf die kotzende Katze des Nachbars beruft, die vom Baum gerettet werden musste.

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Zu viele Termine, zu wenig Bildschirm

Aber was tun, wenn das Notebook gerade nicht zur Hand ist, man in einer der Transithöllen mit miserablen Empfang feststeckt und so das Smartphone herhalten muss, um mal eben schnell den total unübersichtlichen Kalender in Miniaturgröße auf eine freie Lücke zu überprüfen? Dieses Vorhaben ist mehr oder weniger aussichtslos, ebenso wie mal kurz den Ort und die Zeit des nächsten Termins nachschauen, wenn guter Empfang in überfüllten U-Bahnen auf sich warten lässt. Dann bleibt einem nichts anderes übrig, als vor den Tücken der Technik zu kapitulieren und darauf zu hoffen, dass in ein paar Jahren bald alle U-Bahn-Netze flächendeckend mit LTE-Netz ausgestattet sind. Zwar ist der digitale Kalender aufgrund seiner zahlreichen Funktionen natürlich sehr praktisch, aber hat der gute alte analoge Kalender im Vergleich zu seinem digitalen Nachfolger nicht nach wie vor ein paar entscheidende Vorteile?

Analoges Zeitmanagement vs. Digitales Zeitmanagement

Tim Maurer hat für das Forbes Magazine Gründe aufgelistet, warum analoges Zeitmanagement produktiver ist, als digitales. Für ein wirklich effizientes Zeitmanagement ist ihm zufolge ein analoger Kalender unentbehrlich. Und zwar nicht irgendein Kalender sonder ein „Bullet Journal“. Taschenkalender zumindest in der Start-Up Branche eine Rarität. Wir nutzen seit einiger Zeit Trello um unsere Tasks zu strukturieren. Ein geniales Tool, das die Masterminds David Allen Steven Covey entwickelt haben und mit dem effizientes Zeitmanagement auf ein neues Level katapultiert wurde. Von daher fällt mir auf Anhieb auch niemand bei 99chairs ein, der einen Kalender mit sich rumschleppt und das obwohl es total stylische Modelle mit allerhand nützlicher Zusatzfunktionen gibt. Man schaue sich nur einmal die Auswahl in einer gut sortierten Papeterie an.

Costumized Zeitmanagement – das „Bullet Jorunal“

Das analoge „Bullet Journal“, entwickelt durch den amerikanischen Designer Ryder Caroll, soll endlich Ordnung und Struktur in den Tag bringen. Adé vergessene Post-Its, die unter Kaffeetassen kleben bleiben, unleserlichen To-Do-Listen und auch der zerfledderte Taschenkalender können da allesamt einpacken. Bullet Journals folgen immer dem gleichen Aufbau und können individuell gestaltet und angepasst werden.

Herzstück des Journals ist der Index. Ein klassisches Inhaltsverzeichnis, das angibt, welches Thema wo zu finden ist. Darauf folgt ein Jahreskalender, in dem jedem einzelnen Monat zwei bis sechs Seiten eingeräumt werden. Genug Platz um sie nach und nach mit den Aufgaben, die zu erledigen sind zu füllen. Diese werden als einzelne Gliederungspunkte – bullet points – (daher der Name der genialen Erfindung) nach und nach ergänzt. Einen Termin oder eine Aufgabe zu vergessen, gehört damit der Vergangenheit an. Zudem enthält das Bullet Journal noch eine Monatsübersicht, die auf einer Doppelseite Platz bietet, um kurz die jeweiligen Aufgaben und Termine für jeden Tag aufzulisten. Manchen Nutzern hilft es zudem noch eine weitere Wochenansicht anzufertigen, was selbstverständlich auch möglich ist. Wenn du einen Termin erledigt hast, kannst du ihn aus der Tagesübersicht und der Monatsübersicht streichen. Falls du mal einen Termin oder eine Aufgabe verschieben möchtest, markierst du den entsprechenden Eintrag mit einem „>“ und gibst an, wann du sie erledigt haben möchtest.

Durch das Eintragen aller Aufgaben und Termine kannst du nur schwer etwas vergessen. Zudem helfen dir die abgearbeiteten Bullet Points dabei deine Produktivität leicht zu messen. Sollten sich am Abend die noch offene einfachen Aufgaben häufen, ist das ein deutliches Signal deine Arbeitsweise zu überdenken. Darüber hinaus hast du auch noch einen doppelt abgesicherten, strukturierten und (hoffentlich) gut lesbaren analogen Überblick darüber, wann du etwas erledigt hast.

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Wer durchhält wird mit Motivation belohnt….

Zugegeben, die Methode klingt erst einmal ziemlich zeitaufwendig. Aber mit einer gewissen Routine gewöhnt man sich daran, automatisch alle anfallenden Aufgaben und Termine einzutragen. Zudem lenkt die Methode weniger ab, als es das Aufrufen eines elektronischen Kalender tut wie Tim Maurer als wichtigstes Argument hervorhebt. Das Bullet Journal kann griffbereit auf dem Schreibtisch parat liegen und direkt eingesehen werden, anstatt dass es erst gefunden, geöffnet und geladen werden muss. Kreativ austoben kann man sich zudem auf den einzelnen Seiten, von kleinen Kritzeleien bis zu aufwendigen Malereien gibt es allerhand Fotobeweise im Netz zu finden.

Wichtigster Punkt für den Erfinder Ryder Caroll ist, dass vor allem individuelle Erfolge durch die Verwendung des Bullet Journals sichtbar werden. Am Ende des Tages kann man mit gutem Gewissen abgearbeitete Punkte wegstreichen und ist so motiviert für den nächsten Tag. Nichts macht mehr Spaß als Altlasten endlich abzuhaken. Zudem hat man anfallende Aufgaben und Termine schnell im Blick und kann eventuell freigewordene Lücken effizienter nutzen. Analog arbeiten, so scheint es, kommt langsam wieder in Mode und wir sollten zu schätzen wissen, was für Vorteile hinter dieser scheinbar so simplen Methode der Arbeitsstrukturierung stecken.

Text: Lina Louisa Kraemer 

 

 

 

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