Jeder Gründer eines Unternehmens sieht sich irgendwann mit der Frage konfrontiert, welche Art von Unternehmensstruktur er für sinnvoll hält. Der Trend heute geht zu flachen Hierarchien und Teamwork, wie aber kann eine Unternehmensstruktur der Zukunft aussehen, die maximale Freiheit und Verantwortung für jeden Mitarbeiter garantiert? Wir bei 99chairs beschäftigen uns schon länger mit dem Thema und sind dabei auf „Holacracy“ gestoßen, eine Selbstorganisationsstruktur, die verspricht einen effizienten Workflow am Laufen zu halten.

Die Herrschaft der Kreise

Der kryptische Begriff Holacracy setzt sich aus den altgriechischen Wörtern holos (vollständig, ganz) und kratía (Herrschaft) zusammen und bedeutet so etwas wie „ganzheitliche Herrschaft“. Entwickelt wurde das Verfahren, das Entscheidungsfindungen vereinfachen soll, von dem Amerikaner, Brian Robertson der sich für seine Firma Ternary Software Corporation eine neue flache Organisationsstruktur herbeisehnte. Seit 2014 wird  die Methode als neuer Trend gefeiert und mittlerweile in vielen Firmen erfolgreich angewendet. Die Erfahrungen mit der Selbstorganisation in Kreisen teilt z.B. Zappos im Netz und gibt so Einblick in die praktische Anwendung von Holacracy. Brian Robertsons Neuentwicklung bietet einen Ansatz zur Etablierung von mehr Klarheit, Transparenz und effizienterem Arbeiten im Team. Aber wie genau funktioniert Holacracy und was hat es mit den Kreisen auf sich?

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Die Abschaffung der Hierarchie

Holacracy hat es sich zur obersten Aufgabe gemacht, die Autoritäten, die in den veralteten hierarchischen Strukturen bei den Führungskräften oder Managern liegt, auf verschiedene Kreise von Mitarbeitern zu verteilen. Ein Unternehmen ohne Manager, geht das? Die Stufenstruktur, die in klassisch organisierten Unternehmen vorherrscht, wird von Holacracy ganz bewusst durchbrochen. Alle Mitarbeiter sind auf derselben Ebene in Kreisen angesiedelt. Im Klartext bedeutet das die Abschaffung von Führungspositionen. Lästige Machtkämpfe und Rivalitäten unter Mitarbeitern, die um die nächste Karrierestufe buhlen, gehören so der Vergangenheit an. Die Kreise setzten sich aus mindestens zwei Rollen zusammen, die von einzelnen Teammitgliedern übernommen werden. Alle Mitarbeiter teilen sich die Führungskraftaufgabe als Team und können so selbstständig und ohne eine übergeordnete Führungskraft Entscheidungen treffen. Genau darin sehen wir als Start-Up einen der entscheidenden Vorteile von Holacracy: Alle Mitarbeiter können bei maximaler Freiheit ohne Machtkämpfe ihre Skills einbringen, um 99chairs nach vorne bringen.

Ein Kreis, viele Rollen

Eine Rolle in dem alternativen Managementsystem ist hierbei ein Arbeitsschritt in einem Prozess, der einem bestimmten Zweck dient. Diese Selbstdefinition der Kreise ist einem ständigen Prozess der Veränderung unterworfen. Zum Beispiel können neue Rollen ergänzt werden, Rollenverantwortliche ausgetauscht werden, oder sich die Definition der jeweiligen Rollen ändern. Unsere Unternehmensstruktur, Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern und deren Aufgaben entwickeln sich bei uns nach wie vor rasant weiter, worauf wir mit den Ansätzen von Holacracy schnell flexibel reagieren können. Auch wird durch Holacracy immer wieder kritisch hinterfragt, ob alle Rollen noch gebraucht werden oder ob eine Neustrukturierung der Kreise überfällig wird. So wird vermieden, dass sich Mitarbeiter mit unnötigen Prozessen aufhalten und stattdessen ihre Arbeitskraft gezielt auf die Erfüllung des Zwecks der Organisation richten können.

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Der Mensch wächst mit seinen Aufgaben

In einer traditionellen Arbeitsorganisation hat jeder Mitarbeiter vorab festgelegte Aufgaben. Es gibt Jobbeschreibungen, die seine Arbeit zwar definieren, die aber nur selten up to date sind. So kommt es vor, dass Mitarbeiter sich mit völlig veralteten Prozessen abmühen müssen, die die realen Anforderungen der Aufgabe nicht im Blick haben. In einer Organisation, die Holacracy anwendet, lassen sich die Rollen als Arbeitsschritte definieren, die nicht personengebunden sind. Jeder Mitarbeiter erfüllt mehrerer Rollen gleichzeitig und ist damit in mehreren Kreisen vertreten. Dadurch arbeitet er mit verschiedenen anderen Mitarbeitern an unterschiedlichen Aufgaben zusammen. Teamwork, auf dem alle Prozess bei uns aufbauen, wird so auf ein neues Level gebracht. Mit den anderen Rolleninhabern werden die Meetingprozesse und Kooperationen der Rollen dabei individuell abgestimmt. Die zentrale Steuerung der Aufgabenverteilung über das Management entfällt somit größtenteils, was bei Zappos schon gut zu funktionieren scheint.

Mehr Verantwortung für die Mitarbeiter

Mit ihrer Einbindung über die Rollen wächst das Verantwortungsgefühl der Mitarbeiter gegenüber ihrer Aufgaben. Sie verfügen über einen individuellen Handlungsspielraum und sprechen innerhalb der Kreise alle wegweisenden Entscheidungen untereinander ab. Durch das entgegengebrachte Vertrauen und die Eigenverantwortung über die Rollen sind die Mitarbeiter höchst motiviert ihre Tasks zu erledigen. Für die Organisation der Holacracy gibt es zwei Arten von Meetings: In den taktischen Meetings stellen die Mitarbeiter vor, woran sie gerade arbeiten. Es werden die Fortschritte der laufenden Projekte besprochen und Reibungspunkte im Hinblick auf kommende Projekte analysiert. In Governance Meetings wird die Struktur der einzelnen Kreise unter die Lupe genommen und Rollen gegebenenfalls verändert, neu geschaffen, oder abgeschafft. Dabei verläuft die Analyse sehr objektiv, da die Aufgaben nicht an eine Person, sondern an eine Rolle gebunden sind. In diesen Meetings stellen sich die Teammitglieder darüber hinaus gegenseitig ihre Kreise vor. Durch diese transparente Vorgehensweise können Fehler schneller entdeckt werden und die Mitarbeiter sind motivierter ihren Job gut zu machen, weil sie ihre Arbeitsfortschritte in den Meetings offen legen müssen.

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Permanente Weiterentwicklung

Das System hat noch einen weiteren, entscheidenden Vorteil gegenüber klassischen Strukturen: Die Holacracy entwickelt sich ständig organisch weiter und passt sich Veränderungen schnell an. Die Organisationen werden nicht mit großem Aufwand geplant, sondern passen sich der flexiblen Realität des Unternehmens an, deshalb wird die Methode gerade in der Start-up Branche immer wieder heiß diskutiert. Die Rollen innerhalb der Kreise verändern sich permanent, die Mitarbeiter sehen direkt Verbesserungsmöglichkeiten und können diese zeitnah umsetzen. Gerade deshalb sind die unterschiedlichen Meetings von so großer Bedeutung. Sie sind sachbezogen und somit nicht von persönlichen Interessen der einzelnen Teammitglieder geleitet, die womöglich um ihre Stelle bangen, wenn Prozesse abgeschafft werden. Die Holacracy ist deshalb auch eine lernende Organisationsform, die ihre eigene Weiterentwicklung vorantreibt. Experimentelle Prozesse können einfach getestet und auch wieder fallen gelassen werden.

Für die Mitarbeiter bedeutet Holacracy vor allem Teamwork in unterschiedlichen Kreisen zu verschiedenen Fragestellungen. Ihre Kreativität wird dabei ebenso gefordert wie ihre Eigenverantwortung ihre Zeit sinnvoll einzuteilen. In den Meetings können sie konstruktive Veränderungen anstoßen, ohne dass diese aufwendige bürokratische Prozesse durchlaufen müssen oder diese von Vorgesetzten blockiert werden. Holacracy heißt ganz konkret für jeden Mitarbeiter mehr Verantwortung, die Abschaffung von klassischen Hierarchien und die Etablierung einer agilen Organisation. In dieser alternativen Methode sehen wir als junges Unternehmen viele Möglichkeiten und Chancen die Happiness unserer Mitarbeiter zu steigern, da sie sich nicht mehr mit überholten Hierarchien herumschlagen müssen, sondern sich ganz auf die Erledigung ihrer Tasks konzentrieren können, mit ihren Aufgaben wachsen und sichtbar dazu beitragen, Prozesse zu optimieren.

Text: Lina Louisa Kraemer 

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